*Autor: Matheus Haddad - http://gestao30.matheus.eti.br/quadro-de-apoio-para-decisoes-em-equipe/

Decidir não é um processo fácil em nenhum modelo de gestão. Para piorar, saber como decidir em equipe passou a ser um verdadeiro desafio no cenário atual, uma vez que o diferencial competitivo das empresas vem das inovações criadas a partir do trabalho coletivo.

Uma das principais condições para uma boa decisão é a simetria de informações. É necessário que todos os envolvidos no processo conheçam os aspectos relevantes (dados, informações, conceitos, percepção dos envolvidos, visão externa e consequências possíveis) de um determinado contexto para que uma boa decisão coletiva possa acontecer.

Para facilitar esse processo, criei o quadro de apoio para decisões em equipe (se você preferir um termo da moda, pode chamá-lo de Decision-Making Canvas). Esse quadro tem como objetivo diminuir a assimetria da informação, deixando transparente e alinhado entre os membros de uma equipe tudo o que é importante para que possam tomar uma decisão. Para utilizá-lo, basta imprimir, fixar numa parede no ambiente de trabalho da equipe e utilizar post-its e canetas para preencher as lacunas.

O quadro é dividido em 3 partes. A parte superior reúne os dados e as informações para guiar o processo de decisão. Definir o tema (o que deve ser decidido), a motivação (a razão pela qual devemos tomar essa decisão), o prazo limite para que a decisão ser tomada (o último momento responsável para esta decisão, o instante onde possuiremos o máximo de conhecimento sobre o que temos que decidir e antes de sofrermos quaisquer consequências por não ter tomado a decisão ainda), o método de decisão que usaremos (sorteio, votação, consenso, consentimento ou consultação) e os participantes do processo de decisão com seus respectivos papéis (facilitador, decisor, consultor e interessado).

A parte inferior do quadro reúne tudo que é necessário para construir uma base sólida a partir da qual as alternativas podem ser elencadas e a decisão possa ser tomada. Saber quais são os dados e informações, as regras e restrições (leis, normas, limitações, verbas financeiras, etc) , os valores e princípios (as crenças éticas e morais da empresa e da equipe que influenciam nas decisões) e os objetivos e metas, é importante não só para orientar a escolha da melhor alternativa, mas também para descartar aquelas que são incompatíveis com a realidade do negócio.

A parte central do quadro agrupa os itens mais importantes do processo de decisão. Primeiro, precisamos determinar quais deverão ser os resultados esperados após a decisão ser tomada. Para isso, precisamos responde as perguntas: quais são as consequências positivas esperadas? quais são as consequências negativas que devem ser evitadas? o que queremos alcançar com a nossa decisão?

Depois, junto com a equipe e de acordo com o método de decisão escolhido, podemos determinar as alternativas (afinal, decidir significa deixar de fora várias alternativas e ficar com a que sobrar), chegar a uma decisão (escolher uma das alternativas), determinar as ações que precisam ser feitas para colocar essa decisão em prática e avaliar o sentimento da equipe sobre a decisão que foi tomada (é importante que as pessoas que participaram da decisão sintam-se bem com o resultado desse processo).

Você pode criar variações na forma de preencher o quadro de apoio para decisões em equipe. Não é necessário também fazer uma única sessão para preencher todas as partes: você pode preencher aos poucos com a sua equipe, enquanto ganham conhecimentos sobre o tema da decisão. Inclusive, a equipe pode deixar o quadro fixado numa parede para que todos da empresa colaborem com qualquer uma das informações. Lembre-se: o mais importante é garantir a transparência das informações e o alinhamento do processo de decisão.

A decisão em equipe é interessante pelas seguintes razões:

• Costuma ser mais rápida do que a decisão tomada dentro de uma estrutura hierárquica (onde uma decisão precisa ser repassada para níveis nos quais o poder seja suficiente para escolher uma alternativa);
• Costuma ser melhor do que a decisão individual (já que considera a capacidade e a visão de várias pessoas em vez do julgamento de um único gestor);
• E tem um efeito colateral precioso: o engajamento natural do time para realizá-la, colocando em prática as ações que surgiram da decisão.

Faça o download da versão de impressão (tamanho A1) do Quadro de Apoio de Decisões para Equipes para experimentá-lo com a sua equipe.

*Autor: Matheus Haddad - http://gestao30.matheus.eti.br/felicidade-no-trabalho/#comments

Segunda-feira é tradicionalmente o dia mais triste da semana para grande parte das pessoas. É o dia de voltar ao trabalho, o que para muitos representa a própria tristeza. Apenas na sexta-feira o dia voltará a ser feliz… e numa hora especial: happy hour. Se trabalhar é algo parecido com isso para você, saiba que, independente de quanto você ganha, não vale a pena ser triste no trabalho.

Desde a revolução industrial e da criação da administração científica por Taylor, o trabalho nunca foi pensado como um lugar onde as pessoas são felizes fazendo o que gostam e se sentido realizadas pelos resultados que alcançam com o seu esforço físico e/ou criativo. Uma empresa sempre foi vista como uma máquina de dinheiro, e as pessoas são tratadas como mais um tipo de recurso para viabilizar a geração de riqueza.

Entretanto, se todos buscamos a felicidade ou tentamos levar uma vida feliz, então devemos repensar nosso paradigma de trabalho. E essa mudança começa pela cultura da empresa, que precisa ver o lucro como uma conseqüência natural do trabalho realizado por pessoas felizes.

Existem vários exemplos de empresas que já pensam assim. No livro Delivering Happiness, Tony Hsieh, CEO da Zappos (empresa pioneira na venda de calçados pela internet e que foi adquirida por U$ 1 bilhão pela Amazon), mostra como é possível criar uma cultura voltada para a felicidade, conciliando lucro e paixão. Outro exemplo é a Apsen, uma indústria farmaceutica nacional que existe há mais de 40 anos. No livro A empresa sorriso, Floriano Serra apresenta as idéias que utilizou para implantar a gestão do bem na Aspen, fazendo com que a empresa fosse eleita como uma das melhores empresas brasileiras para se trabalhar por 5 anos consecutivos.

Empresas como a Webgoal e a Bluesoft também cultivam a felicidade no trabalho a partir de uma cultura fortemente focada em pessoas. Essa cultura pode ser percebida no ambiente de trabalho destas empresas e também na forma como fazem a gestão dos seus negócios, baseada na auto-organização e no auto-gerenciamento das pessoas.

Índice de Felicidade

A maioria das empresas tradicionais utilizam a famosa pesquisa de clima para descobrir como as pessoas estão se sentindo em relação ao trabalho. Geralmente, são pesquisas bem estruturadas e que tem como objetivo analisar diversos fatores que contribuem com a tristeza ou felicidade das pessoas.

Entretanto, existem formas mais humanas, simples e diretas de expor o sentimento das pessoas em relação ao trabalho. Henrik Kniberg apresentou em seu blog o Crisp Happiness Index, um jeito criativo de medir o índice de felicidade de uma equipe. Com base nas idéias do Henrik e em algumas experiências que tive nas equipes com as quais já trabalhei, criei algumas ferramentas para facilitar esse processo de descoberta da felicidade das pessoas no trabalho e deixá-lo ainda mais participativo e cativante.

Happiness Canvas

O Happiness Canvas é um diagrama que tem como objetivo ajudar as pessoas de uma empresa ou de uma equipe a externalizarem seus sentimentos em relação ao trabalho, classificando seu grau de felicidade numa escala de 1 a 5.

Para utilizá-lo, basta fazer o download do Happiness Canvas, imprimir numa folha A2 e fixá-lo na parede, reunir as pessoas e pedir para que todos reflitam sobre como se sentem em relação ao trabalho que fazem. Cada pessoa utiliza um post-it para representar no canvas seu grau de felicidade no trabalho. É interessante que todos colem seus post-its ao mesmo tempo, para evitar qualquer influência nas escolhas. Esse primeiro resultado já irá mostrar uma visão geral sobre o sentimento das pessoas, mostrando se a maior parte está feliz ou triste com o trabalho.

Para detalhar melhor esse sentimento, peça para as pessoas responderem, também em post-its, as seguintes perguntas: “O que faz você se sentir bem no trabalho?“, “O que faz você se sentir mal no trabalho?” e “O que pode aumentar sua felicidade no trabalho?“. Depois que todos colarem seus post-its no Happiness Canvas, leia as respostas, promova uma discussão sadia entre as pessoas e determine com elas ações que podem ser realizadas para deixá-las mais felizes em relação ao trabalho.

Você pode também calcular o índice de felicidade a partir da média aritmética entre o número de post-its e a escala de pontos de 1 a 5 para acompanhar a evolução da satisfação de uma equipe com o passar do tempo. Recomendo também indicar as principais ações tomadas e que influenciaram no grau de felicidade das pessoas. Veja um exemplo do Índice de Felicidade na imagem a seguir:

Happiness Poker

Uma outra forma lúdica de descobrir como está a felicidade das pessoas no trabalho é utilizando o Happiness Poker. A idéia é similar a do Happiness Canvas, só que mais indicada para equipes que possuem uma comunicação melhor entre os seus membros e que conseguem expor seus sentimentos de uma maneira mais madura.

Faça o download do modelo das cartas do Happiness Poker, imprima, recorte e distribua um conjunto de cartas para cada participante. Em seguida, estabeleça o contexto no qual a felicidade será avaliada através de uma pergunta: “Qual é o seu grau de felicidade com o projeto x?“, “Como você está se sentindo em relação ao trabalho que faz?” ou “Como você se sente em relação a empresa?“. Depois que cada participante escolher uma carta que represente o seu grau de felicidade, todos mostram ao mesmo tempo as suas escolhas.

Visualizando o resultado, os participantes são incentivados a falarem o que os fazem felizes, o que os fazem tristes e o que pode ser feito para melhorar esses sentimentos. As ações que visam aumentar a felicidade devem ser anotadas e amplamente divulgadas na empresa. Você pode também calcular a média dos pontos de felicidade para cada pergunta, criando um índice de felicidade que pode ser atualizado em futura sessões de Happiness Poker.

Experimente

Para finalizar, gostaria de propor um desafio. Antes de fazer qualquer comentário sobre este post, tente realizar uma destas duas dinâmicas com a sua equipe ou na sua empresa. Depois, compartilhe aqui o quanto as pessoas e você ficaram surpresos com os resultados e também suas percepções sobre essas ferramentas. Sinta-se à vontade para compartilhar críticas construtivas e sugestões de melhorias para o Happiness Canvas e o Happiness Poker.