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Quadro de apoio para decisões em equipe*

30/9/2014

1 Comment

 
*Autor: Matheus Haddad - http://gestao30.matheus.eti.br/quadro-de-apoio-para-decisoes-em-equipe/

Decidir não é um processo fácil em nenhum modelo de gestão. Para piorar, saber como decidir em equipe passou a ser um verdadeiro desafio no cenário atual, uma vez que o diferencial competitivo das empresas vem das inovações criadas a partir do trabalho coletivo.

Uma das principais condições para uma boa decisão é a simetria de informações. É necessário que todos os envolvidos no processo conheçam os aspectos relevantes (dados, informações, conceitos, percepção dos envolvidos, visão externa e consequências possíveis) de um determinado contexto para que uma boa decisão coletiva possa acontecer.

Para facilitar esse processo, criei o quadro de apoio para decisões em equipe (se você preferir um termo da moda, pode chamá-lo de Decision-Making Canvas). Esse quadro tem como objetivo diminuir a assimetria da informação, deixando transparente e alinhado entre os membros de uma equipe tudo o que é importante para que possam tomar uma decisão. Para utilizá-lo, basta imprimir, fixar numa parede no ambiente de trabalho da equipe e utilizar post-its e canetas para preencher as lacunas.

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O quadro é dividido em 3 partes. A parte superior reúne os dados e as informações para guiar o processo de decisão. Definir o tema (o que deve ser decidido), a motivação (a razão pela qual devemos tomar essa decisão), o prazo limite para que a decisão ser tomada (o último momento responsável para esta decisão, o instante onde possuiremos o máximo de conhecimento sobre o que temos que decidir e antes de sofrermos quaisquer consequências por não ter tomado a decisão ainda), o método de decisão que usaremos (sorteio, votação, consenso, consentimento ou consultação) e os participantes do processo de decisão com seus respectivos papéis (facilitador, decisor, consultor e interessado).
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Defina as diretrizes da decisão a ser tomada.
A parte inferior do quadro reúne tudo que é necessário para construir uma base sólida a partir da qual as alternativas podem ser elencadas e a decisão possa ser tomada. Saber quais são os dados e informações, as regras e restrições (leis, normas, limitações, verbas financeiras, etc) , os valores e princípios (as crenças éticas e morais da empresa e da equipe que influenciam nas decisões) e os objetivos e metas, é importante não só para orientar a escolha da melhor alternativa, mas também para descartar aquelas que são incompatíveis com a realidade do negócio.
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Identifique o que deve embasar a decisão.
A parte central do quadro agrupa os itens mais importantes do processo de decisão. Primeiro, precisamos determinar quais deverão ser os resultados esperados após a decisão ser tomada. Para isso, precisamos responde as perguntas: quais são as consequências positivas esperadas? quais são as consequências negativas que devem ser evitadas? o que queremos alcançar com a nossa decisão?
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Determine os resultados, efeitos e benefícios esperados após a decisão.
Depois, junto com a equipe e de acordo com o método de decisão escolhido, podemos determinar as alternativas (afinal, decidir significa deixar de fora várias alternativas e ficar com a que sobrar), chegar a uma decisão (escolher uma das alternativas), determinar as ações que precisam ser feitas para colocar essa decisão em prática e avaliar o sentimento da equipe sobre a decisão que foi tomada (é importante que as pessoas que participaram da decisão sintam-se bem com o resultado desse processo).
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Alternativas, decisão, ações e sentimento das pessoas envolvidas.
Você pode criar variações na forma de preencher o quadro de apoio para decisões em equipe. Não é necessário também fazer uma única sessão para preencher todas as partes: você pode preencher aos poucos com a sua equipe, enquanto ganham conhecimentos sobre o tema da decisão. Inclusive, a equipe pode deixar o quadro fixado numa parede para que todos da empresa colaborem com qualquer uma das informações. Lembre-se: o mais importante é garantir a transparência das informações e o alinhamento do processo de decisão.
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Quadro de Apoio para Decisões em Equipe completo (clique para ampliar)
A decisão em equipe é interessante pelas seguintes razões:

  • Costuma ser mais rápida do que a decisão tomada dentro de uma estrutura hierárquica (onde uma decisão precisa ser repassada para níveis nos quais o poder seja suficiente para escolher uma alternativa);
  • Costuma ser melhor do que a decisão individual (já que considera a capacidade e a visão de várias pessoas em vez do julgamento de um único gestor);
  • E tem um efeito colateral precioso: o engajamento natural do time para realizá-la, colocando em prática as ações que surgiram da decisão.

Faça o download da versão de impressão (tamanho A1) do Quadro de Apoio de Decisões para Equipes para experimentá-lo com a sua equipe.

1 Comment
edilon
18/12/2015 03:18:36 am

Olá bom dia ,

Gostaria de saber se não existe algum e-book referente a essa ferramenta de canvas, pois achei bastante pratico para o dia a dia de uma empresa.

abrç
Edilon Belo

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